8. Juli 2026 · Compliance · 5 Min. Lesezeit

GoBD für Online-Händler: Was wirklich relevant ist (und was nicht)

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" – kurz GoBD – klingen nach einem Thema für Steuerberater. Tatsächlich betrifft die GoBD jeden Online-Händler, der elektronisch Rechnungen erstellt, Daten verarbeitet und Belege aufbewahrt. Die gute Nachricht: Für die operative Praxis lässt sich das Wesentliche auf vier Punkte reduzieren.

Unveränderlichkeit und Revisionssicherheit

Das Kernprinzip der GoBD ist das Unveränderlichkeitsprinzip. Jede Rechnung, jeder Buchungsbeleg, jede Transaktion muss so archiviert werden, dass sie nachträglich nicht verändert werden kann – oder eine Änderung als solche erkennbar und protokolliert wird.

In der Praxis bedeutet das: PDF-Rechnungen dürfen nach dem Versand nicht überschrieben werden. Änderungen an Buchungsperioden, die bereits abgeschlossen wurden, sind nicht erlaubt. Systeme müssen einen vollständigen Audit-Trail aller Buchungen führen.

Vollständigkeit und zeitnahe Erfassung

Belege müssen vollständig und zeitnah erfasst werden. „Zeitnah" wird im Rahmen der GoBD für Kassenaufzeichnungen täglich gefordert; für andere Buchungen gilt eine Frist von in der Regel 10 Tagen. Für das E-Commerce-Tagesgeschäft ist das kein Problem, wenn Rechnungen automatisch beim Auftragsabschluss erzeugt werden.

Was viele übersehen: auch eingehende Belege – Lieferantenrechnungen, Gutschriften, Rückerstattungsbelege von Marktplätzen – unterliegen der GoBD-Pflicht. Sie müssen in lesbarer Form archiviert werden und der Zeitpunkt des Eingangs muss nachvollziehbar sein.

Aufbewahrungsfristen

Steuerlich relevante Unterlagen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 AO). Dazu gehören alle Ausgangsrechnungen, Buchungsbelege und Steuernachweise. Handelsrelevante Unterlagen ohne steuerliche Relevanz unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren (§ 257 HGB).

Der Speicherort spielt für die GoBD keine Rolle – Cloud-Archivierung ist erlaubt, solange die Unveränderlichkeit und Lesbarkeit gewährleistet ist.

Was Software leisten muss

GoBD-konforme Software muss drei Dinge sicherstellen: erstens die revisionssichere Archivierung aller Belege, zweitens einen vollständigen, nachvollziehbaren Audit-Trail für alle Buchungsänderungen und drittens den Export aller relevanten Daten im maschinenlesbaren Format für eine mögliche Betriebsprüfung.

Colly.io erfüllt alle drei Anforderungen: Rechnungen werden mit Zeitstempel und Hashwert archiviert, Änderungen werden protokolliert und können nicht rückwirkend gelöscht werden, und alle Buchungsdaten können im DATEV-kompatiblen Format exportiert werden.